Microsoft Office 2010 regroupe une suite de logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote et Access) exploités généralement de façon indépendante. Pourtant, vous disposez ici d'un ensemble d'applications homogènes, conçus pour partager données et outils qui peuvent interagir pour vous permettre d'élaborer des projets complets et exploiter ainsi toute la puissance d'Office 2010 : vous pouvez créer, entre autres, des documents Word qui intègrent des fonctionnalités de calcul issues du tableur Excel ou récupérer dans Excel, des informations à traiter à partir d'une base de données Access. Vos présentations PowerPoint peuvent également exploiter des objets Excel tels que des graphiques et, inversement, vos classeurs Excel peuvent être animés avec des objets PowerPoint.
Pour être encore plus efficace, vous pouvez aussi convertir vos fichiers afin de les exploiter dans une autre application : convertir une présentation PowerPoint au format Word, par exemple, pour gérer au mieux le texte de la présentation ou convertir une présentation au format vidéo pour l'intégrer dans un classeur Excel.
Dans un autre registre, OneNote représente un outil à part qui facilite le partage des informations entre toutes ces applications et qu'il est important de savoir utiliser.
Mais l'interopérabilité des applications Office s'avère également incontournable pour diffuser de différentes façons vos documents en fusionnant, par exemple, vos adresses Outlook ou une liste de données Excel ou Access avec un document Word dans le but de réaliser un mailing et pour faciliter l'analyse des données d'une base Access grâce à Excel.
Au sein de l'entreprise, les sources de données disponibles sont amenées à être utilisées par plusieurs utilisateurs ; dès lors, il devient indispensable de les sécuriser : nous verrons dans le dernier chapitre comment protéger document, classeur, présentation, carnet d'adresses et base de données.